Jak onboardować nowych pracowników oraz zarządzać zespołem w czasie pandemii? Jak zbudować, szkolić i prowadzić najlepszy zespół lendtech na rynku? Taki był temat warsztatów przeprowadzonych 7 października przez Polski Związek Instytucji Pożyczkowych w ramach Festiwalu Cyfryzacji organizowanego przez Fundację Digital Poland. 

Prezentacja Aleksandry Radwan-Pytlewskiej, HR specialist w Kuki.pl dotyczyła tematu rekrutacji nowych pracowników, doboru odpowiednich narzędzi i tego jak się przygotować do rozmowy z kandydatem do pracy, a następnie – na co zwracać uwagę już w czasie rozmowy.

Łukasz Piechowiak: Od czego należy zacząć rekrutację online?

Aleksandra Radwan Pytlewska: Zacznijmy od siebie i rzeczy najważniejszych, czyli znalezienia odpowiedniego miejsca na przeprowadzenie rozmowy. Uprzedźmy domowników, by nam nie przeszkadzali. Oczywiście pamiętajmy też o tym, że fakt pracy z domu nie zwalnia nas z profesjonalnego ubioru dostosowanego do sytuacji. Kolejny krok to zadbanie o kwestie techniczne. Nie tylko chodzi o jakość połączenia, ale takie drobne sprawy jak przygotowanie zestawu słuchawkowego wcześniej czy wyłączenie powiadomień dźwiękowych w komunikatorach. Dobry HR-owiec na tyle zadba o szczegóły, żeby zminimalizować stres po obu stronach monitora. Pamiętajmy, że po drugiej stronie siedzi zestresowany człowiek, dlatego zróbmy wszystko co w naszej mocy, aby ten stres zminimalizować i poznać kandydata takim,  jakim jest na prawdę.

Ł.P.: Nie trywializując, ale przed kamerą też należy zrobić dobre pierwsze wrażenie.

A.R.P.: Wygląd jest ważny. Zadbajmy o dobre światło. Najlepsze jest jasne i ciepłe światło, ale nie przytłumione skierowane w stronę twarzy rozmówcy. Ważna jest też dobra rozdzielczość ekranu i ogólnie to, by kandydat do pracy był dobrze poinformowany z jakiego narzędzia będzie korzystać i jakie są techniczno-organizacyjne wymogi do przeprowadzenia takiej rozmowy. Warto nasze oczekiwania jasno zakomunikować, dlatego w wiadomości z zaproszeniem na spotkanie powinna znaleźć się instrukcja ze wskazówkami jak chcemy by ta rozmowa przebiegła i w jakich okolicznościach. Jeśli cały proces ma być online, dobrze by kandydat o tym wiedział. Forma rekrutacji powinna być zakomunikowana już w ogłoszeniu. Wbrew pozorom, to czy kandydat przygotuje się wg naszych wytycznych, też jest formą testu rekrutacyjnego.

Ł.P.: Jak przebiega taka rozmowa online z punktu widzenia osoby rekrutującej?

A.R.P.: Najpierw przeprowadzam wstępną telefoniczną rozmowę, by sprawdzić kluczowe aspekty wymagane na danym stanowisku, ale także by nawiązać relację z kandydatem. Wtedy dużo łatwiej jest mu przejść przez kolejne etapy, śmielej o coś zapyta, zadzwoni. Kolejną rzeczą jest wysłanie szczegółowej instrukcji wraz z zaproszeniem na rozmowę. Oprócz podstawowych rzeczy, czyli daty, godziny, kto będzie uczestniczyć w spotkaniu, ile będzie trwało, również wysyłam informację z jakich elementów takie spotkanie będzie się składało – czy to będzie sama rozmowa, czy testy czy inne zadnia. Kandydat powinien być na to przygotowany. 

Na początku łączę się z kandydatem przed rozmową. Sprawdzam osobiście czy ma odpowiednie łącze internetowe itp. W trakcie już właściwej rozmowy skupiam całą uwagę na kandydacie. Naszą rolą jest to by zachować dobrą atmosferę w trakcie takiego spotkania. A co po rozmowie? Dzwonię do kandydata by zapytać o jego samopoczucie, czy mu się podobało i czy uważa, że dobrze wypadł. Moim zdaniem, co wynika też z doświadczenia, kandydaci cenią sobie takie ludzkie podejście. Nawet jeśli nie uda im się przejść rozmowy rekrutacyjnej to pozostaje dobre wrażenie i możliwość polecenia innej osoby.

Ł.P.: A jak pokazać kulturę organizacyjną nie pokazując organizacji?

A.R.P.: Zapraszamy dodatkowe osoby na rozmowy rekrutacyjne po to, aby się poznali i mieli możliwość polubienia się. W ten sposób sprawdzamy, czy będą chcieli ze sobą współpracować. Oprócz tego, że szukamy dobrego pracownika, który dobrze będzie wykonywał zadania, to atmosfera jest niezmiernie istotna. Warto o to zadbać i sprawdzić czy ci ludzie będą do siebie pasować.

Dlaczego? Bo może być tak, że w zespole będzie dwójka fantastycznych osób, które osiągają świetne wyniki, ale osobno. Przy wspólnych projektach nie są w stanie współpracować. W czasach pracy zdalnej musimy też sprawdzić to jak taka osoba się komunikuje np. poprzez chat. Jeśli w danym gronie nie stosuje się różnego rodzaju emotikon czy skrótów, a język jest bardziej oficjalny, to warto sprawdzić, czy kandydat to rozumie i umie takim językiem pisanym się posługiwać w bieżącej komunikacji. Zaznaczam, że nie chodzi o formalne maile, ale o bieżącą komunikację pomiędzy członkami zespołu.

Ł.P.: Jak zaprezentować zespół online?

A.R.P.:  W sytuacji braku możliwości zaproszenia na rozmowę członków zespołu w jakim kandydat będzie pracować, to my jako HR musimy im go wstępnie opisać, w tym zwrócić uwagę na to czym dany zespół się charakteryzuje. Np. powiedzieć, że dział księgowy lubi pracę charytatywną i raz na kwartał spotykają się i idą do schroniska z bezdomnymi psami. To są takie rzeczy, które również sprawdzają czy taka osoba przekona się do zespołu, a zespół do niej. Pokazanie się od tej strony, takiej profesjonalnej i nowoczesnej mocno wpływa na pozytywny wizerunek pracodawcy. Pamiętajmy, że sprawny proces rekrutacyjny to reklama naszej marki, a to z kolei procentuje w późniejszych rekrutacjach.

Ł.P.: Z jakich narzędzi najlepiej korzystać przy rekrutacji online?

A.R.P.:  Jest ich sporo. Od Microsoft Teams przez Zooma, Google aż po Skype. Ten ostatni nie do końca się sprawdza. My preferujemy Zooma, gdyż nie wymaga żadnej instalacji i jest prosty w obsłudze dla kandydata. A jeśli chodzi o podpisywanie umów to w tej chwili mamy szereg narzędzi, które umożliwiają nam wysyłanie dokumentów online. Nie trzeba mieć podpisu kwalifikowanego. Jednakże samo podpisanie dokumentów to jedno, bo to trzeba zrobić przed przyjęciem pracownika. Jeżeli jest taka możliwość, to byłabym za tym by pracownika zaprosić do biura, by pokazać jak wygląda i tam przedstawić kwestie formalne, które oczywiście można domknąć online. 

Ł.P.: A gdy już przyjmiemy kandydata?

A.R.P.: W Kuki.pl pracownik pierwszego dnia spotyka się przede wszystkim ze mną. Przedstawiam mu podstawowe informacje o firmie. Następnie do szkolenia dołączają przedstawiciele działów i każdy z nich opowiada o sobie, czyli co robią, czym się zajmują, jak się z nimi komunikować i jakie będą interakcje pomiędzy stanowiskami. Oczywiście pierwszy dzień jest trochę luźniejszy. Drugi i trzeci dzień jest już bardziej techniczny, który pracownik spędza z team leaderem poznając systemy, szkoląc się i ucząc odpowiednich procedur wewnętrznych.

Ł.P.: Czy warto rekrutować online? 

A.R.P.: Moim zdaniem warto podjąć wyzwanie dzisiejszych czasów i przekonać się do rekrutacji online. Myślę, że przekonałam was do tego, że nie jest to nic strasznego i kluczowe jest tak naprawdę dobre, profesjonalne przygotowanie i ludzkie podejście. Mamy szereg narzędzi i wystarczy wybrać te które sprawdzą się w naszych organizacjach. Jestem przekonana, że dzięki temu rekrutacje mogą być równie skuteczne jak te przeprowadzane twarzą w twarz.

Dziękuję za rozmowę.

Materiał powstał we współpracy z Aleksandrą Radwan-Pytlewską (Kuki.pl) w ramach warsztatów PZIP podczas Festiwalu Cyfryzacji organizowanego przez Fundację Digital Poland.